Měl by být podnikový informační systém kontrolován?
Prakticky každý firma má vybudován určitý podnikový informační systém kit.cz, byť se jejich úroveň liší. Je to důležité z hlediska zvýšení efektivity a rychlosti práce, stejně jako zabezpečení důvěrných informací. Jenže jak moc by mělo vedení tento proces kontrolovat? A mělo by vůbec?
Při běžném poslechu se může zdát, že kontrolovat, co si zaměstnanci mezi sebou předávají za data, je narušování jejich soukromí i ústavy. Koneckonců právo na informace je jedním z jejích základních bodů. Zdá se tedy, že v tomto případě je jakákoliv kontrola nesmyslná. Ovšem to je pouze velmi povrchní pohled na věc.
Hlavním argumentem, který je potřeba prezentovat, je fakt, že většina podniků operuje s citlivými daty svých zákazníků, jako jsou jejich jména, adresy, a případně i rodná čísla. Nelze tedy udělit přístup každému, kdo má pracovní smlouvu. Uklízečka například ke své práci rozhodně nepotřebuje vědět, kolik objednávek bylo ten den uskutečněno. Musí to však vědět manažer směny, aby věděl, jakých jeho podřízení dosahují výsledků a zda je prostor ke zlepšení, případně kde.
Problémem při volném předávání dat může být i jejich přehlcení. Pracovník by se musel probírat stohem zpráv, než by našel ty, které potřebuje ke své práci. To samozřejmě stojí čas, který by mohl být využit mnohem produktivněji. Navíc zvláště někteří nováčci by mohli mít problém rozeznat, co je pro ně důležité a co nikoliv. Tím by opět docházelo ke zmatku a chaosu, což by mohlo v nejhorším případě vést až ke krachu podniku.
Je tu však i další možný problém, a to je ten, že se daná informace ke svému příjemci vůbec nedostane, nebo pokud ano, tak s velkým zpožděním. To samozřejmě může mít velmi negativní vliv na chod firmy.
Je tedy jasné, že určitá forma regulace je důležitá. Ovšem jak moc velkou kontrolu bychom měli mít? To je další otázka.
V extrémním případě je možné zakázat předávání čehokoliv mezi zaměstnanci, co se přímo nevztahuje k jejich práci a co není nutné. Mezi to patří samozřejmě posílání soukromých e-mailů nebo neautorizované hovory mezi dvěma zaměstnanci v pracovní době. Ovšem jak se ukazuje, ani toto není řešením.
Vytváří to totiž nepříjemnou atmosféru, která způsobuje nejen fluktuaci zaměstnanců, ale také snižuje kvalitu jejich výkonu i rychlost práce. Je tedy důležité najít tu správnou úroveň, kdy je vše, co má být, doručeno včas a řádně a snadno k dohledání, aniž bychom museli sledovat každý krok i každé slovo našich pracovníků. Věřte, že odměna za to stojí.